02 mai 2024
Actualité juridique : Devoir indispensable des entreprises de compétence fédérale : L’évaluation de leur milieu de travail et ses facteurs de risques
Devoir indispensable des entreprises de compétence fédérale : L’évaluation de leur milieu de travail et ses facteurs de risques
La prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail nécessite l’engagement actif des employeurs. Depuis son entrée en vigueur le 1er janvier 2021, l’article 5 du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail [1] (ci-après le « Règlement ») stipule que les entreprises de compétence fédérale sont tenues de procéder à une « évaluation du lieu de travail ». Cette évaluation doit être réexaminée tous les trois ans et, au besoin, être mise à jour. Depuis le 1er janvier 2024, les entreprises de compétence fédérale ont ainsi l’obligation de procéder à ce réexamen.
Notre équipe vous propose ses conseils pour vous assister dans cette démarche essentielle
L’évaluation du milieu de travail : En quoi est-ce que ça consiste ?
L’évaluation initiale
L’évaluation du lieu de travail implique le recensement des facteurs de risques qui contribuent au harcèlement et à la violence sur le lieu de travail et l’élaboration des mesures préventives pour atténuer le risque auquel les employés peuvent être exposés.
Les facteurs de risques découlent des éléments qui ont un impact sur la qualité du milieu de travail, tels que : les relations interpersonnelles avec des collègues ou des tiers (ex : clients), des conditions de travail spécifiques à un poste, de l’environnement de travail physique, de facteurs externes, etc.
Afin de recenser ceux qui s’appliquent à votre organisation, il est nécessaire de se poser des questions, telles que : de quelle manière mon employé peut-il faire l’objet d’actes de harcèlement ou de violence ? Par exemple, doit-il interagir avec des membres du public susceptibles de se mettre en colère, que ce soit par téléphone ou en personne ? Doit-il travailler seul à l’extérieur des heures normales de travail ou est-il sujet à des situations qui pourraient compromettre sa sécurité physique ?
De plus, l’employeur doit identifier et mettre en œuvre des mesures de prévention visant à réduire les risques identifiés. Une multitude de mesures peuvent être utilisées, en fonction du contexte unique à chaque entreprise. Par exemple, l’employeur peut offrir des formations sur les normes de conduite, sur la gestion des conflits en milieu de travail. De même, il peut mettre en place des mécanismes de sécurité lorsque les employés ont à travailler seuls (ex : mécanismes afin de restreindre ou bloquer l’accès à un édifice), ou encore, ils peuvent s’assurer que les employés comprennent bien les procédures à suivre lorsqu’ils sont confrontés à une menace (ex : quand peuvent-ils ou doivent-ils appeler la police ?).
La mise à jour de l’évaluation
Le Règlement prévoit que l’employeur doit mettre à jour son évaluation du lieu de travail chaque fois qu’un employé qui porte plainte se désiste et met fin au processus de résolution, ou encore, lorsque la personne visée par la plainte est une personne tierce, en ce qu’elle n’est pas un employé ou l’employeur.
Dans ce cas, l’organisation doit se demander : la plainte soulève-t-elle de nouveaux facteurs de risques qui ne sont pas déjà prévus à mon évaluation du lieu de travail ? Les mesures de prévention qui sont en place sont-elles adéquates ?
Évaluation du milieu de travail et examen triennal : Comment s’y prendre ?
Lorsqu’elle doit être effectuée pour la première fois, l’évaluation du lieu de travail peut comprendre, entre autres, l’utilisation de questionnaires ou de sondages adressés aux employés, des entretiens individuels avec ces derniers, une inspection des lieux de travail ou l’évaluation de procédures internes visant à faciliter le traitement des incidents et des plaintes.[2] Ces mécanismes de diagnostiques permettent de développer un outil de prévention qui regroupe à la fois i) les facteurs de risques et ii) les mesures de prévention applicables.
Lorsqu’arrive le moment du réexamen triennal, diverses options s’ouvrent afin de maximiser l’outil qui est déjà en place. Il n’est pas nécessaire de refaire le processus et de répertorier à nouveau tous les facteurs de risques ou les mesures de prévention, mais plutôt de se questionner à savoir si l’évaluation du lieu de travail demeure à jour et adaptée à la réalité de son milieu de travail.
L’évaluation du milieu de travail : Quels sont ses avantages ?
Identification des risques
L’évaluation permet d’identifier les facteurs de risque de harcèlement et de violence dans le milieu de travail. Cela inclut l’analyse des relations interpersonnelles, des politiques organisationnelles et des processus de gestion.
Prévention proactive
En identifiant les risques, les employeurs peuvent mettre en place des mesures préventives pour éviter que le harcèlement et la violence ne se produisent. Cela peut inclure des formations, le renforcement des politiques contre le harcèlement et la violence et des mécanismes de signalement efficaces à la disposition des membres de l’organisation.
Promotion d’une culture de respect
Une évaluation du milieu de travail contribue à promouvoir une culture d’entreprise axée sur le respect mutuel. Elle envoie un message clair aux employés que l’entreprise prend au sérieux la prévention du harcèlement et de la violence, favorisant ainsi un climat de confiance, de sécurité et d’harmonie au sein de l’organisation.
Conformité aux normes légales
En réalisant une évaluation conforme à l’article 5 du Règlement, les employeurs s’assurent de respecter les normes légales en matière de prévention du harcèlement et de la violence. Cela réduit les risques juridiques et renforce la réputation de l’entreprise.
Conclusion
Investir dans une évaluation du milieu de travail conformément à la législation fédérale va au-delà de la simple conformité légale : il s’agit d’un engagement envers la prévention, soit la sécurité, le bien-être et la productivité de votre équipe.
Notre équipe est prête à vous soutenir pour transformer votre évaluation du milieu de travail en un outil de prévention efficace et adapté à vos besoins.
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